Administratief Medewerker

Nieuw

Functieomschrijving Administratief Medewerker

In deze rol ondersteun je onze klanten op administratief en secretarieel gebied. Je werkt in een klein team met ieder zowel eigen als gedeelde verantwoordelijkheden. We werken voor verschillende klanten zowel in- als extern. Dat betekent dat je snel moet kunnen schakelen tussen diverse klanten, activiteiten en prioriteiten.

Je start de dag met het lezen van mails, je werkt je vaste to do`s af en hebt hierbij de klant continue in je gedachten. Waar is de klant werkelijk mee geholpen? Hoe kan ik de verwachting misschien zelfs overtreffen? En kun je al zaken voorzien en daarop acteren? Daarnaast komen er gedurende de dag allerlei adhoc vragen binnen, via verschillende shared mailboxen die wij dagelijks monitoren, waarop je moet acteren.

Je bedient zowel de interne klant (TTA projectmanager eo accountmanager) als direct voor de externe klant. Ons doel, jouw doel, is niet om de ingehuurde expert te zijn, maar een collega-expert op administratief/secretarieel gebied! Dat de klant echt het gevoel krijgt dat je met ze meedenkt en je altijd een stap vooruit denkt. Een business partner!

De complexiteit van de functie zit hem niet zozeer in de aard van de activiteiten, maar des te meer in het overzicht bewaren en de samenhang te zien tussen de verschillende (soorten) activiteiten die wij uitvoeren.

Jouw verantwoordelijkheden:

  • uitvoering van de trainingsadministratie en logistieke organisatie van events zoals het reserveren van trainingsruimte, lunches, uitnodigingen, informatievoorziening, hotelboeking etc.
  • uitsturen van surveys en de resultaten kunnen interpreteren consolideren en visualiseren
  • rapportages maken in Excel
  • correcte communicatie in het Engels. Voor 90% is de communicatie met de externe klant per mail
  • altijd op zoek naar verbeteringen en die ook met het team bespreken. Continue verbeteren zit in jouw DNA

Wij werken met Outlook, Learning Management Systeem (Saba), Excel, Word en SharePoint. Een belangrijke tool is Excel en er wordt veel gewerkt met conditional formatting, verwijzingen, pivot tables, lookups en soms complexe formules.

Voor jouw sollicitatie is het belangrijk dat je op gevorderd niveau met Excel kunt werken en dat je in het Engels met klanten kunt communiceren.

Wij vragen

  • HBO opleiding dan wel vergelijkbaar werk- en denkniveau of MBO+
  • Minimaal 5 jaar relevante werkervaring
  • Goede beheersing office pakket, boven gemiddelde kennis van Excel (=must)
  • Goede beheersing van de Engelse taal
  • Geen 9 -17 mentaliteit
  • Rijbewijs B

Competenties die belangrijk zijn:

  • Aandacht voor details
  • Energie
  • Inzicht
  • Klantgerichtheid
  • Stressbestendigheid
  • Verantwoordelijkheid

Wij bieden

  • Uitdagende, zich snel ontwikkelende en internationale werkomgeving
  • Start kan per direct
  • Een functie voor 24-40 uur. Laat in jouw Motivatiebrief weten wat jouw beschikbaarheid is.
  • Flexibele arbeidstijden
  • Goed salaris en arbeidsvoorwaardenpakket afgestemd op jouw inzet en prestaties
  • We starten met een tijdelijk contract met de intentie naar vast

Locatie

Dordrecht

Contactpersoon

Danielle de Visser
Laatste vacatures
inNederland
inDordrecht hoofdkantoor
inDordrecht

Companies are as
good
as their people